[google spreadsheet & app script] PDF 첨부하여 메일 보내기

스프레드시트에 주기적으로 비슷한 형태의 보고서나 리포트를 작성하여 공유할 일이 생기기 마련입니다. 해당 소스는 스프레드시트를 PDF로 변환하여 메일에 첨부파일로 전달하는 방식입니다. 추가적으로 메일 본문은 html로 작성하여 넣어야 보기가 좋습니다. 함께 알아가 봅시다.

앱스크리트 생성

구글 스프레드시트에서 확장프로그램 > Apps Script 메뉴를 클릭합니다.

 

스프레드시트를 PDF로 변환하기 소스

//make pdf
function makeFilePDF(spreadsheet, orderAgencyName, reportDate) {

  var sid = SpreadsheetApp.getActive().getId(); //현재 스프레드시트 파일 가져오기
  var ssid = spreadsheet.getSheetId(); //스프레드시트 파일안에 상세 시트아이디 가져오기

  var theurl = 'https://docs.google.com/spreadsheets/d/'
    + sid //the file ID
    + '/export?exportFormat=pdf&format=pdf'
    + '&size=A4'
    + '&portrait=false'
    + '&fitw=true'
    + '&scale=4'//1= Normal 100% / 2= Fit to width / 3= Fit to height / 4= Fit to Page
    + '&top_margin=0'
    + '&bottom_margin=0.3'
    + '&left_margin=0.1'
    + '&right_margin=0.5'
    + '&sheetnames=true&printtitle=false'
    + '&pagenum=false'
    + '&gridlines=false'
    + '&fzr=true'
    + '&horizontal_alignment=CENTER'  //LEFT/CENTER/RIGHT
    + '&vertical_alignment=MIDDLE'       //TOP/MIDDLE/BOTTOM
    + '&gid=' 
    + ssid

  var token = ScriptApp.getOAuthToken();
  var docurl = UrlFetchApp.fetch(theurl, { headers: { 'Authorization': 'Bearer ' + token } });

  //특정 폴더 생성해서 쌓기로 변경하면 좋지 않을까?
  var fileName = orderAgencyName + 'xxx 리포트' + reportDate + '.pdf';


  var fileid = DriveApp.createFile(docurl.getBlob()).setName(fileName).getId();
  var tempfile = DriveApp.getFileById(fileid);

  var thisFile = DriveApp.getFileById(SpreadsheetApp.getActive().getId());
  var folders = thisFile.getParents();
  var folderId;
  while (folders.hasNext()) {
    var folder = folders.next();
    folderId = folder.getId();
    break;
  }
  
  //temp folder로 이동
  var daforder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  tempfile.moveTo(daforder);

  return tempfile;
}

위 소르를 Code.gs에 적용합니다. 

소스에 대해 간략히 설명하자면 , 현재 스프레드시트의 파일을 가져옵니다. 그리고 그 파일의 특정 시트 고유 번호도 가져옵니다. 가져온 링크로 pdf 파일을 만들기 위해 어려가지 설정을 적용해봅니다. 이 설정들은 보통 인쇄 방식에 따른 설정값입니다. 가로/세로, 여백, 비율 등에 대한 설정이니 궁금할 경우 다른 검색을 통해 확인 부탁드립니다. 이렇게 설정한 url을 OAuthToken 정보를 통하여 변환 후 해당 파일의 파일명 및 확장자를 지정하여 Drive에 생성합니다. 

 

구글 라이브러리 사용하여 메일 보내기 소스

라이브러리 설명  : https://developers.google.com/apps-script/reference/gmail/gmail-app

  //To : 팀장님 CC: 참조자 From: 본인
  
  GmailApp.sendEmail( toEmail, MailSubject , MailBody, { 
    from: fromMail , 
    cc: CCEmail, 
    htmlBody: MailMessage ,
    name : fromName ,
    attachments: [file.getAs(MimeType.PDF)] });

메일을 일반 텍스트로 넣게 되면은 space 및 단락 구분이 어렵습니다. 그렇기 때문에 꼭 html 형식으로 작성하여 htmlBody 필드에 넣어 보냅니다. MimeType도 pdf로 꼭 지정해야 합니다.  Mail을 개인 메일이 아닌 회사 공용 메일 보내고 싶은 경우에는 아래와 같이 설정 조건이 필요합니다. 

필수 사항 : SMTP 설정 후 타 이메일 자동 연결 하기 

• gmail 계정 있어야함
• gmail > 설정 (링크)
• 이메일 추가 후 인증 하고 완료! (아래사진 순차적으로)

위와 같이 설정이 되었으면, 이제는 구글 스프레드 시트에서 스크립트 버튼을 추가하여 메일을 보내거나, 트리거를 걸어서 주기적으로 해당 시트에 대한 메일을 발송합니다.

 

트리거 설정 및 배포

1. 트리거 추가하기(시계 모양 클릭하기)

* 트리거 추가할 시, 이벤트 소스 선택을 스프레드시트 → 시간기반으로 변경 후 리포트 발행 시간에 맞게 주기를 설정하여 저장합니다.

2. 배포하기

Apps script에 소스 적용이 된 상태로 배포 버튼을 누르고 설명을 기재하고 배포 합니다.

 

 

혹시나 불안하다면 꼭 5번 테스트 해보고 진행하시길 바랍니다. 문의 사항이 있으시다면 댓글로 남겨주시거나 별도로 티스토리 하단에 있는 카카오톡 채널에 접속하여 채팅주시면 답변드리겠습니다.